Eventos tuki kansainvälisen AIS25-konferenssin järjestämistä 

Eventoksen työkaluilla tapahtumahallinta oli sujuvaa alusta loppuun, kun Oulun yliopisto isännöi 47. Association for Interdisciplinary Studies -konferenssin kesäkuussa 2025.  

AIS25-konferenssin teemana oli ”Shaping the Future in the Era of Polycrisis”, ja se kokosi Linnanmaan kampukselle tieteidenvälisestä tutkimuksesta kiinnostuneita asiantuntijoita ympäri maailmaa. 

Järjestäjien tavoitteena oli toteuttaa korkeatasoinen tapahtuma, jossa nettisivujen ja abstraktien hallinta sekä ilmoittautuminen ja viestintä hoituisivat helposti yhdestä järjestelmästä. Ratkaisuksi valittiin Eventos, jonka Admin- ja Planner-työkalut olivat apuna konferenssin järjestämisen kaikissa vaiheissa. 

Ilmoittautumiset ja viestintä yhdessä paikassa 

Eventos Admin toimi konferenssin ilmoittautumisen ja osallistujaviestinnän ytimenä. Järjestelmä mahdollisti eri osallistujaryhmille räätälöidyt ilmoittautumispohjat ja maksutavat. Adminin kautta lähetettiin tärkeät muistutukset, ohjelmapäivitykset ja ennakkotiedot. 

Osallistujien palautteiden mukaan ilmoittautumisprosessi oli selkeä ja viestintä ajantasaista, mikä paransi osallistujakokemusta ja vähensi järjestäjille tulevia kyselyjä. 

Abstraktiprosessi ja ohjelman rakentaminen hoituivat tehokkaasti 

Abstraktien hallinta voi olla kuormittavaa tieteellisten tapahtumien järjestäjille. Eventos Planner hallitsi koko AIS25-konferenssin abstraktiprosessin – aina materiaalin vastaanottamisesta ja arvioinnista lopulliseen hyväksyntään.  

Järjestelmä koordinoi arvioijien työn, kokosi kommentit ja pisteet sekä mahdollisti päätöksenteon tehokkaasti ja läpinäkyvästi. Hyväksytyt sessiot siirtyivät suoraan ohjelman rakentamiseen, mikä helpotti aikataulutusta ja varmisti, että sisältö oli julkaisuvalmis. Tämä antoi järjestäjille varmuuden siitä, että ohjelma oli sekä sisällöllisesti laadukas että teknisesti hallittu. 

Verkkosivut syntyivät samalla alustalla 

Konferenssin verkkosivut toteutettiin Eventoksen omalla verkkosivueditorilla, samalla alustalla kuin ilmoittautuminen ja abstraktien hallintakin. Näin sivujen rakentaminen oli vaivatonta, ja sisällöt, ohjelma sekä ilmoittautumislinkit muodostivat yhtenäisen kokonaisuuden. 

Järjestäjien mukaan editori oli nopea ja intuitiivinen käyttää. Ajantasaiset tapahtumasivut varmistivat, että osallistujat löysivät kaiken tarvitsemansa tiedon yhdestä paikasta. 

Eventos sopii tieteellisten konferenssien tapahtumatyökaluksi 

AIS25-konferenssi osoitti, että Eventos tukee laajojen tieteellisten tapahtumien järjestämistä erinomaisesti. Kun keskeiset työkalut löytyvät samasta järjestelmästä, järjestäjien työ sujuu tehokkaasti ja myös osallistujat ovat tyytyväisiä. 

Järjestäjätiimi kiitteli sujuvaa yhteistyötä ja asiantuntevia tukipalveluita. Eventos mahdollisti myös nopeat muutokset aikatauluihin ja sisältöön, mikä oli tärkeää kansainvälisen tapahtuman onnistumisen kannalta. 

”Eventoksessa tieteellisen konferenssin kokonaisuutta oli helppoa ja selkeää hallita. Koimme erityisen hyödylliseksi sen, että koko prosessi nettisivujen luomisesta ja abstraktien vastaanottamisesta aina arviointiin, viestintään ja ilmoittautumiseen asti hoitui samalla alustalla. Arvostamme myös sitä, miten sujuvasti Eventoksen tiimi oli tarvittaessa tukena niin isoissa kuin pienissäkin alustan käyttöön liittyvissä kysymyksissä.”, Oulun yliopiston tieteidenvälisen tutkimuksen ja koulutuksen asiantuntija Heidi Peuraniemi kertoo.