Varmista sujuva saapuminen tapahtumaasi myös poikkeustilanteissa

Pitkä jonotus tapahtumaan saapuessa vaikuttaa osallistujakokemukseen ja terveysturvallisuuteen. Sujuvaan saapumiseen kannattaa kiinnittää huomiota jo tapahtumaa suunniteltaessa.  

Tapahtumaan saapuminen (checkin) pitää suunnitella huolellisesti varsinkin poikkeusaikana. Suurten ihmismäärien kokoontumista ahtaasti on vältettävä, turvavälit on varmistettava ja kosketuspinnat minimoitava. Koronapassien tarkistus tuo oman lisämausteensa saapumisprosessiin.

Tunnistautumisen tapahtumapaikalla pitää sujua ilman turhaa jonottamista. Eventos Contact-palvelun avulla tämä onnistuu helposti.

Vaihtoehdot osallistujien tunnistamiseen

Osallistujien tunnistaminen tapahtumapaikalla tehdään tavallisesti nimikorttien, lippujen tai tapahtumapassien avulla. Näin pystyt varmistamaan turvallisesti ja nopeasti, että tapahtumassasi on paikalla vain sinne kuuluvia henkilöitä. Huomioi nämä asiat sopivinta vaihtoehtoa valitessasi:

1. Itse tulostetut nimikortit: voit lähettää nimikortit osallistujille sähköpostitse ja pyytää heitä tulostamaan ne itse. Ongelmaksi voi muodostua toimivan tulostimen löytäminen kotoa tai työpaikalta. Siksi tulostusmahdollisuus tulee tarjota myös tapahtumapaikalla.
2. Esipainetut nimikortit: etukäteen painattamalla saat nimikorteista tyylikkäitä, voit toteuttaa ne kaksipuolisina ja käyttää värejä sekä efektejä. Esipainettujen nimikorttien jakelu vaatii kuitenkin tilaa ja aikaa etenkin suurissa tapahtumissa. Mahdollinen no-show aiheuttaa turhia kustannuksia ja rasittaa ympäristöä.
3. Sähköinen tunnistaminen: vaihtoehtona itse tulostetulle tai painetulle nimikortille on sähköinen nimikortti tai QR-koodi. Osallistuja voi näyttää koodin mobiililaitteestaan saapuessaan tapahtumapaikalle. Sähköinen tunnistaminen on helppoa, nopeaa ja säästää luontoa.

Näin teet tapahtumaan saapumisesta sujuvaa kaikissa tilanteissa

Minkä tahansa tunnistamisvaihtoehdon valitsetkin, Eventos Contact-palvelu tekee saapumisprosessista mutkattoman. Palvelu perustuu henkilökohtaisiin QR-koodeihin, jotka tekevät tunnistamisesta helppoa ja nopeaa. Eventos Contact -palvelulla voit tarkistaa myös koronapassien voimassaolon.

Eventos Contact-palvelun avulla voit lähettää itse tulostettavan nimikortin osallistujille ja skannata nimikortin QR-koodin millä tahansa mobiililaitteella.

Kun sisällytät QR-koodin esipainettuihin nimikortteihin, voit skannata koodin Eventos Contactilla luovuttaessasi nimikortin osallistujalle ja kirjata osallistuja samalla saapuneeksi.

Sähköisen nimikortin voit skannata hetkessä esimerkiksi osallistujan puhelimesta. Tarvittaessa voit tulostaa nimikortin osallistujalle näyttämällä puhelinta Eventos Contact-palveluun kytkettyyn kameraan.

Palveluun voidaan sisällyttää tarvitsemasi laitteet, kuten lukijapuhelimet, tulostimet ja kamerat. Suurissa tapahtumissa suosittelemme hyödyntämään lisäksi teknistä tukipalvelua.

Kulunhallinta, liidien keräys ja juomaliput sähköisesti

Eventos Contactin avulla voit tunnistaa ja skannata osallistujat saapumisen lisäksi tapahtumapaikan eri pisteissä. Kun skannaat osallistujat eri tilojen ovilla, saat tarkkaa tietoa siitä, missä ohjelmasaleissa osallistujat viettivät aikaa. Voit myös rajoittaa pääsyoikeutta tietyille alueille.

Näyttelyosastoilla nimikorttien skannaus on turvallinen keino kerätä yhteystietoja. Näytteilleasettajat voivat kirjata kommentteja liidien yhteyteen tai kerätä lisätietoja kartoituslomakkeella. Tietoja voi tarkastella reaaliajassa ja ladata ne helposti Excel-taulukkoon Eventos Partner -portaalista.

Skannausta hyödyntämällä voit päästä eroon myös printatuista juomalipuista. Voit määrittää osallistumisoikeuteen sisältyvien juoma-annosten määrän osallistujan QR-koodiin. Ravintolassa jäljellä oleva määrä on helppo tarkistaa skannaamalla koodi. Voit tulostaa nimikortteihin QR-koodin lisäksi myös esimerkiksi oikeudesta lounasruokailuun kertovan tekstin tai symbolin.

Hekan Hyyryläispäivässä hyödynnettiin Eventos Contactia

Helsingin kaupungin asunnot Oy:n eli Hekan Hyyryläispäivä järjestettiin hybriditapahtumana. Tapahtumapaikalla hyödynnettiin Eventos Contact-palvelua. Ennakkoon painetut nimikortit skannattiin osallistujien saapuessa ja lähtiessä. Lisäksi nimikorttien avulla kerättiin tiedot ravintolan käytöstä.

Terveysviranomaisten ohjeistuksen mukaan kaikkien saapumis- ja poistumisaika tuli kirjata ylös. Näin olisi ollut mahdollista jäljittää paikalla olevat henkilöt, mikäli tälle olisi jälkikäteen tullut tarvetta.

Lue lisää asiakastarinasta!