Yhdyskuntatekniikka -näyttelyssä lähes kaikki hoituu sähköisesti

Tietojen hallinnan digitalisointi on vähentänyt turhaa työtä ja säästänyt kustannuksia Yhdyskuntatekniikka -tapahtumassa.

”Sujuvuus nousee merkittävään rooliin, kun hallinnoidaan noin kahdensadan näyttelyosaston, useiden eri seminaarien ohjelmien ja osallistujien tietoja sekä tuhansien näyttelyvieraiden ilmoittautumisia”, sanoo Yhdyskuntatekniikka -tapahtuman näyttelypäällikkö Anna-Maija Hallikas.

Tapahtuman järjestäjät halusivat löytää järkevän tavan hallinnoida tietoja ja vähentää tehtäviin kulunutta aikaa. Jatkuvat muutokset painettuihin materiaaleihin kasvattivat tapahtuman paino- ja logistiikkakustannuksia. Jakamatta jääneet näyttelyesitteet aiheuttivat myös turhaa ympäristörasitetta. Vuoden 2019 Yhdyskuntatekniikka-näyttelystä lähtien tiedot on digitalisoitu Prospectumin Eventos -palvelun avulla.

Yhdyskuntatekniikka -näyttely on Suomen suurin infra-alan näyttely- ja seminaaritapahtuma. Näyttely on järjestetty jo 20 kertaa, vuodesta 1983 alkaen. Samanaikaisesti näyttelyn kanssa järjestetään useita seminaareja ja kokouksia.

Sähköinen näyttelymyynti ylsi uusiin ennätyksiin

Näyttelyn myynti ja osastovaraukset hoidettiin Eventos Partner -palvelun avulla, mikä on osoittautunut sujuvaksi ratkaisuksi. Sujuvuutta on lisännyt, että näytteilleasettajat pääsevät muokkaamaan itse tietojaan Eventos Partner -portaalissa. Myös tapahtuman aikana osastoilla vierailleiden yhteystiedot tallentuivat portaaliin.

”Näyttelymyynti  tehdään sähköisellä lomakkeella varauksesta tilausvahvistuksen lähettämiseen. Oma työskentelyni tehostuu, kun yritykset pystyvät päivittämään tietonsa itse, enkä toimi välissä turhana ’postikonttorina’”, sanoo Hallikas.

Näyttelytiedot, tapahtuman ohjelma, ohjeet ja alueen kartat jaettiin osallistujille Eventos Mobile -sovelluksella. Palvelun avulla osallistujat voitiin tavoittaa kätevästi. Myös palautteen kerääminen sovelluksella oli helppoa.  

Sujuva saapuminen luo hyvän ensivaikutelman

Osallistujien rekisteröityminen tapahtumiin toteutettiin Eventos Contact -palvelulla, joka selkeyttää ilmoittautumista ja sisäänkirjautumista. Sujuva saapuminen ilman jonoja parantaa ensivaikutelmaa ja osallistujakokemusta.  

Jokainen osallistuja sai sähköisen nimikortin, joka sisälsi QR-tunnisteen. Turussa järjestetyssä Yhdyskuntatekniikka 2021-näyttelyssä hyödynnettiin ensimmäistä kertaa palvelun kamerateknologiaa. Kun osallistuja näytti QR-koodia kameralle esimerkiksi matkapuhelimensa näytöltä, nimikortin tulostus aktivoitui automaattisesti. Etukäteen nimikortin tulostaneet osallistujat skannattiin suoraan sisään asiakaspalvelijan mobiililaitteella. Saapuminen oli vaivatonta sekä osallistujille että tapahtuman henkilökunnalle.

Olennaiset tiedot osallistujien saatavilla

”Eventoksen kehityksessä on huomioitu osallistujatietojen lisäksi myös näytteilleasettajatietojen mahdollisimman sujuva hallinta, tapahtuman ohjelma, materiaalit ja kaikki muu olennainen tieto, joka tulee olla osallistujan käytettävissä tapahtumasovelluksessa. Tässä mielessä palvelumme istui tämän tapahtuman toteutukseen mainiosti”, sanoo Pekka Neuvonen Prospectumilta.

Yhdyskuntatekniikka -tapahtuma järjestetään seuraavaksi kahden vuoden päästä ja tapahtuman suunnittelu on jo käynnissä. Vaikka tietojen hallinnan suhteen on saavutettu merkittävää edistystä, Anna-Maijan mukaan kehitysprosessi ei pysähdy koskaan ja uusia ideoita seuraavaan tapahtumaan onkin jo syntynyt.