Vegemessut on Vegefirman Helsingissä vuodesta 2017 järjestämä tapahtuma, joka esittelee vegaanista ruokaa ja kasvissyöntiä. Vuotuiset messut keräävät Kaapelitehtaalle vegemaailman kuumimmat ruokauutuudet ja yli 8000 kävijää.

Koko viikonlopun kestävä vegejuhla on tunnettu ja myös median huomioima tapahtuma. Kolmipäiväisen yleisötapahtuman lisäksi konseptiin sisältyy ammattilaismessutapahtuma, joka on tarkoitettu kaikille elintarvikealan edustajille.

Vegefirma halusi toteuttaa ammattilaispäivään helpon tavan rekisteröityä ja saada osallistujapassi. He valitsivat ratkaisuksi Eventoksen check-in-palvelun.

Rekisteröityneille vieraille lähetettiin ilmoittautumisvahvistuksen yhteydessä QR-koodi, jota näyttämällä he saivat tulostettua oman osallistujapassinsa nimi-, organisaatio- ja tittelitietoineen tapahtuman ovella.

”Halusimme toteuttaa ammattilaispäivän sisäänkirjausprosessin luotettavasti ja ilman pullonkauloja. Tähän tarpeeseen sopi hyvin Eventoksen sisäänkirjaamisprosessi, jossa kävijät pääsivät itse kirjautumaan ja tulostamaan nimilappunsa tapahtuman ovella. Prosessia nopeutti osallistujille etukäteen toimitetut QR-koodit, joita vilautettiin kameralle. Kaiken kaikkiaan sisäänkirjaus onnistui yli odotusten”, kommentoi Vegefirman toimitusjohtaja Karry Hedberg.

Yleisötapahtumaan myytiin useita tuhansia ennakkolippuja Eventoksen lipunmyyntilomakkeella. Koska lomake oli upotettu osaksi Vegemessujen verkkosivuja, kävijä pääsi ostamaan liput ilman ylimääräisiä klikkauksia tai rekisteröintejä. Maksutapoina olivat käytössä Paytrailin pankki-, luottokortti-, mobiilimaksut, joihin Eventoksesta löytyy valmis integraatio.

”Lipunmyynti oli meillä aikaisempina vuosina hoidettu palveluntarjoajan sivuston kautta. Tällä kertaa toteutimme sen suoraan omalla tapahtumasivustollamme, mikä osoittautui jouhevaksi ratkaisuksi aikaisempaan verrattuna. Siirtyminen uuteen toimintatapaan hieman jännitti, mutta kokonaisuus osoittautui helpoksi ja käteväksi”, Hedberg sanoo.

Vegemessujen toimitsijat tarkistivat lippuja Eventos Contact -verkkosovelluksella koko tapahtumaviikonlopun ajan. Käytössä oli muutama kiinteä lipunlukijakamera, ja lisäksi lippuja tarkistettiin matkapuhelimilla etenkin ruuhkaisimpina aikoina.

Tapahtuma oli kokonaisuutena onnistunut ja tästä palkintona saavutettiin mm. uusi kävijäennätys sekä yleisötapahtumassa että ammattilaispäivässä.

”Tapahtuman toteutuksen suunnittelu aloitettiin hyvissä ajoin yhdessä asiakkaan kanssa, jolloin pystyimme puolin ja toisin käymään dialogia järkevistä toimintatavoista ja ottamaan huomioon mm. lippukauppaa koskevat kehitystoiveet. Tapahtuman järjestäjätiimistä huokui vahva halu kehittää tapahtumaa, mikä oli loistava pohja yhteistyölle. Vegemessut on yksi mieluisimmista tapahtumaprojekteista, jossa olen saanut olla mukana”, kommentoi Prospectumin puolelta projektia vetämässä ollut Akseli Hietala.