Lipunmyynnin ja maksuliikenteen toteuttaminen tapahtumissa voivat herättää kysymyksiä ja jopa pelkoja, mutta hyvällä suunnittelulla ja oikein tehdyillä valinnoilla ne onnistuvat pienellä vaivalla.
Mitä ovat ne asiat, joihin tapahtumien lipunmyynnissä on syytä kiinnittää huomiota? Olemme toteuttaneet lipunmyynnin Eventoksella useisiin erilaisiin ammatti- ja yleisötapahtumiin ja kokosimme tähän blogiin muutamia käytännön vinkkejä.
Maksu heti vai laskulla?
Yleisötapahtumissa lippujen ostaminen ja maksaminen tapahtuu yleensä samanaikaisesti. Ammatti- ja yritystapahtumissa taas tarjotaan usein mahdollisuutta pyytää laskua ilmoittautumiseen liittyvistä palveluista ja maksuista.
Suosittelemme käyttämään reaaliaikaisia maksuliikennepalveluita myös yritystapahtumissa ja keräämään maksut jo heti ilmoittautumisvaiheessa. Tällöin rahat ovat käytettävissä nopeammin ja maksuliikenteen kulutkin pysyvät mahdollisimman matalina.
Maksuliikenne kansainvälisissä tapahtumissa
Kansainvälisissä tapahtumissa reaaliaikainen maksaminen tarkoittaa luottokorttimaksujen mahdollistamista, koska kaikilla osallistujilla ei ole käytössään suomalaisten pankkien maksupalveluita.
Luottokorttimaksuista peritään korkeampi maksukomissio, mikä kannattaa huomioida tapahtuman lipputuotoissa. Varsinkin arvokkaissa lipuissa luottokortin myöntäjän perimä palkkio voi muodostua kokonaisuutena merkittäväksi summaksi.
Eventoksesta löytyy valmiina tuki Paytrailin tarjoamille maksutavoille aina kotimaisista pankkimaksuista kansainvälisiin luottokortteihin. Paytrailin hinnaston löydät täältä.
Huomioi kustannukset, jos tarjoat laskutusvaihtoehdon
Mikäli tapahtuman toteuttaminen vaatii laskutuspalvelun tarjoamista osallistujille, oikealla suunnittelulla sekin on mahdollista toteuttaa järkevin kustannuksin ja mahdollisimman pienellä työmäärällä. Eventos tarjoaa useita vaihtoehtoja laskutuksen toteutukseen.
Yleisötapahtumissa suosittelemme käyttämään Paytrailin tarjoamia laskutusvaihtoehtoja, jolloin tapahtumanjärjestäjän ei tarvitse miettiä laskujen lähetystä, maksunseurantaa tai perintätoimenpiteitä.
Ammatti- eli yritystapahtumissa voit kerätä laskutustiedot ilmoittautumislomakkeella ja antaa Eventoksen generoida valmis lasku lähetettäväksi osallistujan sähköpostiin.
Voit myös kerätä koko laskutusaineiston ja siirtää sen massana varsinaiseen laskutusjärjestelmään. Tällöin koko taloushallintoon liittyvä aineisto on samassa järjestelmässä ja mm myyntireskontran hallinta on mahdollista toteuttaa keskitetysti.
Laskuaineistot voi siirtää manuaalisesti tai automaattisen rajapinnan avulla. Eventos tarjoaa valmiit siirtotiedostot yleisimpiin laskutusjärjestelmiin Finvoice 3.0 -standardin mukaisesti tai muokattuna tiedostona mm. Fennoa-, Procountor- ja Netvisor-laskutusjärjestelmiin.
Rajapintapalvelun voimme aktivoida asiakaskohtaisesti.
Laskutuspalvelun toteutus tarkoittaa joka tapauksessa enemmän työtä, ja sen vuoksi on järkevää periä ainakin osa kustannuksista asiakkailta laskutuspalkkiona. Laskutuspalkkio ohjaa myös asiakkaita tekemään maksun reaaliaikaisena, joka hyödyttää kaikkia osapuolia.
Kannusta ostamaan liput ajoissa
Kätevin tapa kannustaa asiakasta aikaiseen tapahtumalipun ostoon on portaittain nouseva hinnoittelu. Etupainotteisen tulovirran lisäksi early bird -kampanjat auttavat tapahtumajärjestäjää ennakoimaan kysyntää.
Voit toteuttaa early bird -kampanjat joko alennuskoodeilla tai suoraviivaisemmin niin, että lipun hinta nousee ennalta määrättynä päivänä. Alennuskoodia kannattaa käyttää esimerkiksi tilanteissa, joissa haluat avata myynnin erikoishintaan tietyille kohderyhmille (esimerkiksi alan yhdistyksen jäsenet). Tietylle ryhmälle annettu alennuskoodi antaa parhaimmillaan tunteen erityisasemasta, mikä johtaa sitoutuneeseen asiakaskuntaan.
Houkuttele lisää osallistujia tarjoamalla ryhmälippuja
Alennettuja hintoja voi käyttää myös ryhmien houkuttelemiseen ja lisätä näin tapahtuman osallistujamäärää. Ryhmälippujen myynti kannattaa koordinoida hyvin, jotta ostajalle syntyy kokemus hyvästä palvelusta. Eventos tarjoaa monipuoliset vaihtoehdot suurtenkin ryhmälippumäärien myyntiin ja jakeluun.
Mikäli tapahtumaan saapuu esimerkiksi merkittävä määrä henkilöitä samasta organisaatiosta, kannattaa lippujen ostaminen ja osallistuvien henkilöiden tietojen kerääminen ja tallennus hoitaa kahdella eri lomakkeella. Näin voit avata ryhmälippujen myynnin hyvissä ajoin ja osallistuvat henkilöt voivat ”rekisteröityä” tapahtumaan myöhemmin heille toimitetun koodin avulla.
Näppärä ja ympäristöystävällinen mobiililippu
Osallistumisoikeuden tarkastus on helppo toteuttaa lipun tai QR-koodin skannauksella tapahtuman ovella. Yritys- ja ammattitapahtumissa on yleistynyt palvelumalli, jossa näytettäessä lippua ovella olevalle lukijalle osallistujapassi tulostuu automaattisesti. Samalla järjestelmä saa tiedon henkilön saapumisesta.
Fyysisen lipun tai itsetulostetun osallistujapassin vaatimus yleisötapahtumissa ei ole enää perusteltavissa. Mobiililippu on osallistujalle helppokäyttöinen ja pysyy tallessa. Lisäksi se säästää ympäristöä ja usein myös kustannuksia.
Mitä muuta kannattaa muistaa?
Tapahtuman lipunmyynnin onnistumiseen vaikuttaa moni asia, joten suosittelemme ottamaan kokeneen kumppanin mukaan suunnitteluun mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.
Lipunmyyntijärjestelmän on oltava helppokäyttöinen sekä osallistujalle että järjestäjälle. Hinnoittelustrategia, lipputyypit ja maksutavat kannattaa miettiä huolella, koska ne vaikuttavat ostokäyttäytymiseen. Myös tietosuoja ja peruutusehdot on huomioitava. Sujuva lipun toimitus ja tarkastus tapahtuman ovella viimeistelevät hyvän ostokokemuksen.
Jos lipunmyynnin toteuttaminen mietityttää, ota meihin yhteyttä. Autamme mielellämme kartoittamaan tapahtumaasi sopivimman mallin. Kysy meiltä lisää myös näyttelymyynnin toteuttamisesta.