Eventos parantaa asiakaskokemusta Suomen Psykiatriyhdistyksen tapahtumissa
Monipuolinen Eventos sopii erinomaisesti kehityshenkisen yhdistyksen tapahtumatyökaluksi.
Suomen Psykiatriyhdistys valitsi Eventoksen helpottamaan koulutusten ja tapahtumien, etenkin Psykiatripäivien, tuotantoprosessia. Yhdistyksen tarkoituksena on edistää psykiatrian tieteellisen ja ammatillisen toiminnan edellytyksiä sekä mielenterveystyötä. Psykiatripäivät on yhdistyksen suurin, kahdesti vuodessa järjestettävä koulutustapahtuma.
Sujuvuutta tapahtumanjärjestäjän ja osallistujan näkökulmasta
Yhdistyksen tavoitteena oli keventää tapahtumajärjestämisen kuormaa helpottamalla esimerkiksi laskutusta, ilmoittautumista, nimilappujen tulostusta ja viestintää.
Lisäksi toiveena oli jouheva kumppanimyyntiprosessi sekä arvoa tuottavien lisäpalveluiden mahdollistaminen. Vaivattomuutta haluttiin lisätä myös osallistujien ja ilmoittautujien näkökulmasta.
Eventos huomioi osallistujat etänä ja paikan päällä
Suomen Psykiatriyhdistys valitsi Eventoksen, koska se on monipuolinen ja helppokäyttöinen sovellus, jolla voi optimoida tapahtumien hallintaa ja osallistujakokemusta.
”Eventos skaalautuu tarpeidemme mukaan ja mahdollistaa jatkuvan tapahtuma- sekä asiakaskokemuksen kehittämisen koulutuksissamme, huomioiden niin paikan päällä kuin etänäkin olevat osallistujat”, yhdistyksen markkinointi- ja viestintävastaava Mia Wahlstedt-Askolin kommentoi.
Tapahtumanhallinta yhdestä paikasta
Käytännön järjestelyt helpottuivat monelta osin, kun tapahtumien ilmoittautuminen, tilausten seuranta, kumppanipisteiden myynti, kävijäpassien tulostus, tapahtumasovelluksen toteutus ja massaviestintä osallistujille tapahtuivat kaikki yhdestä paikasta käsin.
Tapahtuman osallistujille sovellus tarjosi helpon tavan rekisteröityä ja mahdollisuuden valita parhaiten sopivan maksutavan, joko laskulla tai heti oston yhteydessä.
Selainpohjainen Eventos App -sovellus tarjosi tapahtumatietojen lisäksi mahdollisuuden katsella striimejä ja tallenteita niiltä päiviltä, joille osallistujat olivat ilmoittautuneet. Kovassa käytössä oli myös Viestiseinä, jonka avulla sekä live- että etäosallistujat pystyivät osallistumaan keskusteluun tasapuolisesti ja esittämään kysymyksiä puhujille.
Asiantunteva tuki ja räätälöitävyys
Järjestelmän joustavuus oli erityisen tärkeää, jotta tietyt käytänteet, esimerkiksi alennuskategorioiden huomioiminen, voitiin säilyttää. Wahlstedt-Askolin arvostaa myös tiimiltä saatua tukea:
”Eventos-tiimin asiantuntemus ja välittömyys ovat meille arvokkaita voimavaroja ja mahdollistajia tavoitteessamme kehittää tapahtumiamme konferenssimaisemmiksi, mutta selkeästi omanlaisiksemme.”
Toimiva yhteistyö
Tapahtuman järjestämistä ja osallistumiskokemusta on saatu sujuvoitettua Eventoksen tiimin kanssa, mutta kehityshalu ei ole kuitenkaan sammunut. Tästä kiitosta antaa Eventoksen Akseli Hietala:
”Yhdistyksen halu ja kyky kehittää tapahtumaprosessejaan on ollut ihailtavan rohkeaa. Usein törmää siihen, että asiat tehdään kuten aina ennenkin. Tässä tapauksessa kysymys kuin kysymys on esitetty meille muodossa: ”Kuinka te tekisitte tämän?” Tämä on avannut oven hyviin keskusteluihin ja kehittävään dialogiin. Meille on välittynyt aito halu kehittää tapahtumia ja niihin liittyviä prosesseja.”